Certificazione di processo: cos'è e come si fa
La certificazione di processo consente di abbandonare la gestione dei documenti cartacei, ma è fondamentale rispettare i requisiti previsti dalla normativa.
Quando si esegue la scansione digitale di un documento cartaceo, o meglio, si realizza la copia per immagine del documento, non sempre la “versione digitale” è in grado di sostituire, a tutti gli effetti di legge, l’originale cartaceo, mantenendo il valore probatorio originale.
Ricorrendo alla certificazione di processo è possibile ovviare a tutto questo.
La certificazione di processo nelle procedure di dematerializzazione
Il metodo “tradizionale” di raffronto dei documenti per l’attestazione della conformità della copia può rivelarsi inapplicabile su ampi volumi, mentre, attraverso le procedure normativamente previste per il rilascio della certificazione di processo, è possibile realizzare copie informatiche di documenti analogici in grado di avere un valore probatorio privilegiato.
Adottare sistematicamente la dematerializzazione massiva degli archivi cartacei con la creazione di nuovi archivi digitali è una procedura che, affinché consenta di raggiungere obiettivi di economicità ed efficienza, deve garantire alla copia digitale la medesima affidabilità di quella cartacea originaria. È per questo che la certificazione di processo si rivela un passaggio strategico nell’ambito della dematerializzazione massiva degli archivi cartacei.
I Riferimenti normativi
Secondo quanto previsto dall’art. 22, co. 1-bis, del decreto legislativo n. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale - CAD):
“La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell'originale e della copia”.
L’art. 23-ter, co. 1-bis, del CAD individua poi la certificazione di processo
“quale strumento per la produzione della copia su supporto informatico di documenti formati dalle pubbliche amministrazioni in origine su supporto analogico”.
È necessario implementare un processo di dematerializzazione che, debitamente certificato attraverso la certificazione di processo e correlato da un’attestazione di conformità rilasciata da un Pubblico Ufficiale, consenta di ottenere un archivio informatico contenente documenti con valore probatorio privilegiato, al fine di valutare l’opportunità di eliminare i documenti cartacei, salve tutte le prescrizioni di legge in riferimento alle diverse tipologie documentali trattate.
Archivi analogici: una scelta green
Ma il valore della certificazione di processo nei procedimenti di dematerializzazione massiva degli archivi può rappresentare non solo una scelta altamente compliant, ma anche una soluzione sostenibile.
È uno strumento in grado di consentire:
- la distruzione dell’archivio cartaceo (sempre ove normativamente possibile);
- un completo allineamento gestionale tra i documenti nativi cartacei e quelli nativi digitali;
- una prospettiva di efficienza ed economicità, nel pieno rispetto dell’ambiente.
Il valore probatorio di un documento informatico
La novità della certificazione di processo è rappresentata dal fatto che il “raffronto dei documenti”, al fine di assicurare che copia e originale abbiano contenuto e forma identici, non viene effettuato singolarmente, ma su un campione rappresentativo, statisticamente determinato, in grado di stabilire la conformità dell’intero lotto oggetto di dematerializzazione.
Si tratta, di fatto, di una certificazione di risultato, esito di una procedura ufficiale. Tale risultato consiste in una copia informatica di un documento analogico, a cui la certificazione di processo, correlata dall’attestazione di conformità, conferisce un valore probatorio privilegiato. Ciò è possibile soltanto nel rispetto di precise regole e mediante un'attenta analisi e studio delle fasi qui minuziosamente descritte.
Questa è dunque una particolare modalità di formazione di documenti informatici che, debitamente versati in un sistema di conservazione digitale, mantengono inalterate le loro caratteristiche nel tempo (come previsto dall’articolo 44 del CAD), garantendo così il mantenimento del loro valore probatorio nel lungo periodo.
