Come e perché digitalizzare i libri sociali
La digitalizzazione dei libri sociali comporta vantaggi importanti. Questo articolo esamina le normative di riferimento e i benefici chiave della transizione digitale.
I libri sociali, obbligatori e non, sono i documenti rappresentativi degli accadimenti aziendali, nonché espressione concreta del patrimonio informativo aziendale, e la loro corretta digitalizzazione contribuisce a rendere razionale ed efficiente l'organizzazione stessa dell’impresa.
Come digitalizzare i libri sociali: norme di riferimento
Secondo quanto disciplinato dall’art. 2421 c.c., oltre ai libri e alle altre scritture contabili prescritti nell'articolo 2214, le Società per azioni, le Società cooperative e le SRL devono detenere obbligatoriamente molteplici tipologie di libri sociali, meglio enunciate nel sopra citato articolo 2421 c.c., oltre che nell’articolo 2478 c.c.
L’art. 39 del Codice dell’Amministrazione Digitale (cd. CAD, D.Lgs. n. 82/2005) stabilisce inoltre che:
“i libri, i repertori e le scritture, ivi compresi quelli previsti dalla legge sull'ordinamento del notariato e degli archivi notarili, di cui sia obbligatoria la tenuta possono essere formati e conservati su supporti informatici in conformità alle disposizioni del presente Codice e secondo le Linee Guida”.
Il richiamo alle Linee Guida per la corretta conservazione su supporti informatici viene poi ribadito in ambito più generale dal successivo art. 43 del CAD secondo il quale:
“Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee Guida”.
Anche per la conservazione dei libri sociali obbligatori, creati come digitali o archiviati successivamente tramite strumenti informatici, occorre adottare un sistema di conservazione a norma che, ai sensi dell’art.44 del CAD, assicuri ai libri in esso conservati “le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee Guida”.
I vantaggi del processo di digitalizzazione
La digitalizzazione consente di implementare una gestione dei libri contabili condivisa, sicura, rapida e sostenibile, in grado di garantirne la consultazione a tutti gli aventi diritto. Permette inoltre una maggiore leggibilità, reperibilità e il perdurare del valore probatorio nel lungo periodo. L'adozione di firme elettroniche e marche temporali qualificate all'interno del processo, infine, fanno da garanzia all'autenticità del documento.
Quando si parla di digitalizzazione dei libri sociali, bisogna quindi ipotizzare un processo capace di garantire la corretta formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, nonché la tutela del loro valore probatorio nel tempo.
Innumerevoli sono i vantaggi che si possono ottenere:
- riduzione dei costi di gestione aziendali;
- aumento dell’indice di sostenibilità ed eliminazione totale dell’uso della carta;
- trasparenza del contenuto;
- maggiore sicurezza contro i casi di perdita, distruzione e sottrazione della documentazione;
- maggiore compliance nella gestione dei dati.
